Managing Special Collections

现有馆藏迭代处理的案例研究

学院第五任校长的论文, Harris Wofford, 自2012年起在学院开放进行研究, 2019年又收到了一份约50箱纸的礼物. 它们是我们最大的档案收藏之一，占据了大约400英尺的书架空间.

The collection is a rich resource, tracing most of Wofford’s adult life, which he spent as a civil rights activist; advisor to Martin Luther King, Jr., and John F. Kennedy; and as Pennsylvania’s U.S. Senator from 1991 to 1994.

这些文件包括他在20世纪40年代末成立了一个全国学生组织，倡导建立世界政府, 他在肯尼迪执政期间参与了和平队, 他在20世纪80年代担任宾夕法尼亚州劳工和工业部长, 以及他在20世纪90年代创建和领导美国志愿队时所扮演的角色. 这些论文是他在美国工作的有力记录.S. Senate and his two election campaigns.

直到该部门聘请了兼职档案管理员Sahr Conway-Lanz(见右图), with a photograph of Wofford) this year, 这些藏品只进行了最低限度的处理. 超过一半的资料被列为“杂项”，或者只给出了日期，没有任何标题或背景信息. 2019年晚些时候的新成员根本没有找到任何帮助.

这个重新描述项目将通过创建一个更详细的查找工具来增加对论文的访问, 这大大提高了发现与研究人员相关的材料的可能性, 尤其是校外的研究人员，他们依靠数字搜索辅助来确定亲自访问的重要性.

该项目的工作也将确保更好地保存这一宝贵的历史资源, 将易碎的记录和照片放在具有档案质量的房屋中，而不是材料最初放入的文件夹和盒子中. 你可以在线查看哈里斯·沃福德论文正在进行的寻找援助，并观察它的演变:档案.tricolib.ahriya.net/resources/bmc-m93

A Case Study in Accessioning New Donations

Last summer, S. 凯瑟琳·多斯特(Kathleen Doster) 78年将500多本19世纪和20世纪初的日本版画和插图书加入了特别收藏. 她的收藏因其版画的质量而很有价值, the many prominent artists represented, 也适用于印刷品的多个版本或“状态”, 哪些说明了在将多个块拼接完成一幅版画的过程中可能发生的变化，丰富了版画技术和美学的教学.

A cross-cultural donation like this, however, 为我们的小部门提供了一个复杂的编目项目，原因有几个:印刷品上的文字是用日本汉字和假名字符写的, 许多最好的书目资源和最大的在线馆藏都是用日语写的, 而且我们现在的员工不懂日文.

让具备语言技能的教师或学生参与这类工作有时是可行的，但会耽误我们将馆藏用于教学和研究的速度.

Helpfully, 多斯特还捐赠了她自己收藏的唱片, 包括把艺术家的名字和头衔音译成英文, 以及其他藏品的来源信息和可比物品清单.

Despite this, 编目馆藏的工作人员必须勤奋地审查他们输入到馆藏数据库中的信息. 研究每一幅版画都需要投入大量的时间，通过在各种浮世绘数据库中仔细研究照片，或者通过谷歌的反向图像搜索功能，来找到更多的对照, 然后仔细观察细微的差别. 一旦找到来源，我们就确定它的可靠性.

任何指纹识别都存在额外的挑战. Is this part of a later edition? 这幅画是“继”还是按照另一位艺术家的风格创作的? 这是双联画、三联画、五联画还是其他系列的一部分? What is the subject matter, 它是否引用了编目员所不知道的故事或历史? 这些问题的答案(或缺乏答案)会影响我们对这些作品的可靠描述，以及我们如何对它们进行分类和关键词. 这反过来又影响了它们被收藏的潜在用户发现的可能性.

This is why the cataloguing of collections is an iterative process; records will be improved across time as resources improve and employee skill sets change. The database is never complete, 我们也从你们参与改进其记录中获益. 当您在藏品中遇到错误或知识空白时，请告诉我们.